BagusNews.Co – Arsip menjadi bagian penting dalam mendorong transparansi dan akuntabitas pembangunan daerah. Sebab, arsip memuat rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, secara umum arsip berfungsi sebagai penunjang aktivitas administrasi, sumber informasi, dan pusat ingatan kolektif bangsa.
Sebagai bagian dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemprov Banten, DPK Provinsi Banten yang memiliki tugas dalam tata kelola arsip, terus melakukan optimalisasi pelayanan arsip.
Salah satunya melalui digitalisasi arsip, baik statis atau dinamis melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) yang merupakan aplikasi antar-muka yang dapat digunakan oleh smpul jaringan memasukkan informasi kearsipan miliknya untuk selanjutnya dipublikasikan pada website Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip DPK Provinsi Banten Ahmad Ridwan didamping Arsiparis Agustina Mulyanti menjelaskan, SIKN JIKN diharapkan dapat meningkatkan peran arsip dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik dan akuntabel (Good and Clean Government).
”Sistem kearsipan merupakan bagian tidak terpisahkan dari pengembangan birokrasi modern melalui peningkatan penyelamatan, pengamanan, dan pemanfaatan arsip,” ujarnya.
Selin itu sebagai wujud tertib administrasi yang didukung dengan tata kelola arsip berbasis teknologi informasi digital.
“Pemantapan dan peningkatan pemanfaatan SIKN dan JIKN, termasuk pengelolaan arsip aset dan pengembangan portal kearsipan terkait peraturan perundang-undangan,” katanya.
Agustina menambahkan bahwa SIKN-JIKN dibangun oleh Lembaga Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf c UU No. 43 Tahun 2009 untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Yang lebih penting, lanjut Agustina, adanya SIKN-JIKN, memberi kemudahan kepada masyarakat untuk bisa mengakses informasi tentang kearsipan.
“Masyarakat bisa mengetahui keberadaan arisp yang dimiliki lembaga kearsipan. SIKN-JIKN juga memberikan informasi dan pelayanan kepada masyarakat tentang arsip-arsip statis yang bernilai guna,” sambungnya.
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009, arsip terdiri dari dua jenis. Yakni arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung terkait perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis meliputi arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan.
Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan. Arsip inaktif hanya digunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan semata.
Sedangkan arsip statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi Negara.(ADV)
